Co je ATS?

Strohá definice říká, že ATS (zkratka z anglického “Applicant Tracking System”) je elektronický informační systém pro podporu procesu náboru. Je to systém, který firmě dovoluje centralizovat na jedno místo veškeré informace o všech dílčích součástech náboru jako jsou: nabídky práce, uchazeči, životopisy a pohovory. Dále umožňuje jejich správu a podává nám podrobné informace o jejich aktuálním stavu v rámci jejich životního cyklu.

Je to vlastně obdoba CRM systému pro podporu práce se zákazníky, pouze se orientuje na uchazeče. V tom nejmodernějším pojetí bývá však tato podobnost ještě více zdůrazňována. V dnešní době je totiž pro úspěch na poli náboru nutností změnit přístup k uchazečům a začít o ně aktivně pečovat jako o zákazníky.

Zavedení ATS je jedním za základních kroků v procesu digitalizace HR aktivit, bez níž úspěšný nábor ve větším měřítku nebude možný.

Co konkrétně ATS umí?

Nyní tedy víme, co ATS je, ale co konkrétně takový systém umí? Jde pochopitelně o funkce, které řeší jednotlivé kroky a činnosti v procesu náboru. Nabízené systémy se liší v tom, kolik z těchto funkcionalit nabízí a jak je mají řešeny (od použité technologie až po logické uspořádání).

Mezi základní funkce typického ATS systému patří především:

• Jasná struktura procesu náboru (tzv. “workflow) - ATS nám dává strukturu a přehled o procesu náboru. To znamená, že vždy známe odpovědi na otázky typu: Jaké kroky má náš proces náboru? Co je další krok s konkrétním kandidátem? Kolik uchazečů čeká na odpověď po pohovoru? S kolika uchazeči budu dělat pohovor?
• Databáze uchazečů - ATS buď obsahuje nebo neobsahuje určitý počet profilů uchazečů, ke kterým máme přístup pomocí nástrojů jako hledání, filtrování, označování štítky. Dále si můžeme databázi začít budovat sami z odpovědí na naše pozice, případně migrací databáze z jiných systémů nebo nástrojů. Karty uchazečů v databázi uchazečů by nám měli dávat jasný přehled o uchazečích - na které pozice se hlásili, jak jsme je hodnotili a měli by také obsahovat veškeré kontaktní informace a soubory, které se k uchazeči vztahují (životopis, průvodní dopis, dotazníky, fotografie, historii emailové komunikace a další). Moderně a v širším smyslu se funkcionalita, která byla původně jen databáze, musí chovat jako talent pool, neboli zdroj talentů (o moderních pojmech v HR, včetně talent poolu jsme psali v tomto článku: http:// pro-personalisty.cz/employer-branding.html).
• Modul pro plánování pohovorů - ATS obsahuje buď vlastní kalendář a nebo dovoluje propojení s existujícím kalendářem (např. Google nebo MS Outlook) tak, abychom měli přehled o naplánovaných pohovorech a zároveň mohli plánovat pohovory nové a to bez nutnosti používat další nástroj nebo údaje někam jinam ručně kopírovat.
• Modul pro komunikaci s uchazeči - podobně jako v případě pohovorů, chceme od ATS, aby nám dovolil komunikovat s uchazeči přímo ze systému a udržoval historii této komunikace tak, abychom se k ní mohli kdykoliv v budoucnu vrátit. Emailový modul by měl zároveň obsahovat i šablony emailů pro různé situace v rámci procesu - přijetí odpovědi, zamítnutí, pozvánka na pohovor, informace o výsledku pohovoru atd.
• Funkce pro týmovou spolupráci - význam ATS roste s počtem recruitérů, kteří ho ve firmě používají. Na rozdíl od situace, kdy si každý recruitér spravuje své portfolio sám a izolovaně, má celý tým v případě použití ATS veškeré informace dostupné na jednom místě. ATS by měl dále podporovat vzájemné hodnocení uchazečů a přidávání komentářů k uchazečům nebo pozicím mezi jednotlivými recruitéry.
• Vzorové šablony a formuláře - ATS by neměl být “prázdný”, ale měl by obsahovat vzorové texty emailů pro různé typy situací, typické otázky pro pohovory nebo předvýběr tak, aby recruiterům usnadnil práci s jejich vytvářením a vedl je při komunikaci s uchazeči. Samozřejmě, že by šablony měly umožňovat úpravy tak, aby si je každý uživatel mohl přizpůsobit svému stylu a svým potřebám.

Existují také funkce, můžeme je nazvat pokročilé, které nabízí ty nejmodernější ATS:

• Referrals programy (neboli doporučování pozic za odměnu) - integrace správy a vyhodnocování programů doporučování pozic do ATS umožňuje využívat tyto programy lépe než v “manuální” formě, kdy zaměstnanci chodí přímo za HR s životopisy svých známých nebo je posílají emailem. Pokud je program doporučování integrován v ATS, jako je tomu v případě českého ATS Recruitis, systém může automaticky generovat zprávy pro jednotlivé zaměstnance, průběžně podporovat program zasíláním zpráv s novinkami, vyhodnocovat výsledky a výkonnost jednotlivých doporučovatelů. Ale především může automatizovat publikování pozic na sociálních sítích a přispět tak k šíření značky dobrého zaměstnavatele.
• Online nebo video předvýběr - mnoho ATS má integrované nástroje pro tvorbu online dotazníků a nebo video dotazníků. Tyto nástroje usnadňují především administrativu s ověřováním nebo doplňováním informací o uchazečích před pozváním na samotný pohovor. O výhodách online předvýběru na konkrétním příkladu českého ATS Recruitis jsme psali zde (http://pro-personalisty.cz/efektivnipredvyber. html). Místo nepohodlného posílání jednotlivých emailů nebo telefonátů jednotlivým uchazečům, prostě jedním kliknutím pošlete žádost o vyplnění nebo nahrání dotazníku všem. Systém vám pak sám ukáže, kdo a jak odpověděl.
• Automatická analýza textu životopisů (tzv. parsování CV) - asi se shodneme, že hledání v dokumentech s životopisy není příliš efektivní. Některé ATS využívají technologie, které jeden nebo více životopisů najednou načtou, rozpoznají klíčové údaje (např. jméno, email, telefonní číslo, historii zaměstnání, nebo dosažené vzdělání) a tyto údaje uloží do databáze uchazečů tak, abychom s nimi mohli pracovat efektivně - tedy hledat je, třídit a filtrovat podle jednotlivých údajů.
• Integrace sociálních médií a PPC kampaní - původně byly ATS orientovány výlučně na nabídky z pracovních portálů. Dnes je ale potřeba uvažovat a integrovat všechny kanály, kterými potenciální uchazeči komunikují - především různé typy sociálních médií. Moderní ATS tyto kanály integrují přímo v sobě a při vystavení pozice dovolují recruitérovi vybrat z několika kanálů a způsobů, jak danou pozici propagovat.

Jak si ATS vybrat?

Z pohledu výše zmíněných funkcionalit bychom se neměli ptát pouze “Jak toto ATS podporuje a vylepšuje naše současné aktivity v rámci náboru?”, to by byl jen částečný pokrok. Velkou příležitostí při používání ATS je možnost začít dělat věci, které “manuální” způsob, nebo způsob, kdy na každou dílčí činnost používáme jiný nástroj, neumožňují. Dobrým příkladem jsou veškeré aktivity dovolující automatizaci - např. hromadné a automatické rozesílání emailů s pozvánkou všem uchazečům, kteří byli vybráni na pohovor. Zavedení ATS by nábor ve vaší firmě mělo posunout o velký krok kupředu ne jen urychlit současné procesy.

Dalším důležitým aspektem, kromě funkcionalit a technické stránky obecně, je odborná úroveň řešení. ATS by měl v sobě kombinovat moderní technická řešení a odborné dovednosti a zkušenosti recruitérů. Celková kvalita záleží na těchto dvou pilířích. Úroveň ATS většinou záleží na tom, z které z těchto dvou oblastí vzešla prvotní idea pro tvorbu daného ATS. Existuje totiž řada ATS, které jsou technicky propracovaná ovšem chybí jim kvalita v odborné části. Ty byly většinou vyvinuty IT specialisty. Naopak, je řada systémů, které výborně pokrývají odborné potřeby recruitéra, ale technicky jsou zaostalé nebo těžkopádné. Ty byly naopak většinou vyvinuty lidmi z HR. Oba extrémy jsou pochopitelně špatně.

Jednoznačným kritériem je pak usnadnění práce. To se týká především rutinních a opakovaných úkolů, které může systém udělat za vás, nebo hromadného provádění mnoha podobných úkonů v jednom kroku (např. zamítnutí vybraných uchazečů jedním kliknutím následované automatickým vygenerování personifikovaného emailu).

Do oblasti usnadnění práce patří i snadný přístup k datům a statistikám - uživatelé ATS nemusí nic počítat, kontrolovat a porovnávat pomocí jiných nástrojů jako je například Excel. ATS by mělo nabízet základní statistiky přímo v sobě a nabízet je v relevantním kontextu (např. statistika shlédnutí inzerátu s nabídkou práce v čase se zobrazí v přehledu pro daný inzerát).

Občas opomíjenou, ale velice podstatnou součástí hodnocení jakéhokoliv systému, by měla být jeho intuitivnost a uživatelská přívětivost. Recruitéři budou v ATS trávit poměrně hodně času a budou provádět mnoho úkonů, proto každá malá nesourodost v logice nebo každé zbytečné kliknutí, nám v delším časovém horizontu může začít vadit a znepříjemňovat práci. Do této kategorie patří už i samotný vzhled systému - nezapomínejte, že v něm budete trávit hodně času a práce se systémem vás musí bavit.

Vyplatí se pořídit si ATS?

Někdo může oponovat, že k většině výše zmíněných funkcionalit existují “ruční” nebo poloautomatizované alternativy, typicky nástroje sady MS Office. Ano, určitě existují, protože recruitéři tyto aktivity prováděli a provádějí i bez ATS. Otázkou ale je, jak efektivní tyto alternativy jsou, že? Pokud například musíte všem uchazečům odpovídat ručně z Outlooku a na někoho zapomenete po dobu dvou týdnů a nebo úplně, můžete se chlácholit, že se tolik nestalo, že to byl jen jeden uchazeč. Ale přitom jste mohli propást skvělý talent, který mohl posunout výrazně vaši firmu, nebo poškodit dobré jméno vaší firmy jako zaměstnavatele tak, že se další lidé, kteří měli původně zájem odpovědět na vaši pozici, si to rozmysleli, protože jejich známý se s nimi podělil o negativní zkušenost.

Častým argumentem proti zavádění ATS do firem bývá pořizovací cena nebo nutnost přeškolení. V této souvislosti je potřeba dát si na jednu misku vah to, co “ušetříte” za pořízení ATS a školení a na druhou misku vah to, co vás stojí neustálé neefektivní plýtvání zdroji na obsazování těch samých pozic, nemožnost dalšího rozvoje firmy díky neschopnosti přilákat vhodné kandidáty a profesionální stagnace zaměstnanců podílejících se na náboru. Mělo by to být snadné rozhodnutí…